HR-бот в MAX: приём заявок и онбординг

HR — одно из самых живучих применений ботов: процессы повторяются, объем рутины большой, цена ошибки в скорости отклика — конкретный кандидат, который уйдет к тем, кто ответил быстрее. Разберем, как HR-бот в MAX закрывает три ключевых блока: подбор, онбординг и сервис для действующих сотрудников.

Блок 1. Подбор и скрининг

Боль рекрутера — отвечать одинаковыми сообщениями десяткам кандидатов. HR-бот забирает на себя:

• Прием отклика. Кандидат заполняет короткую форму, прикрепляет резюме.
• Скрининговые вопросы. «Опыт от X лет», «готовы ли к командировкам», «уровень английского».
• Автоматическое отсеивание. Кандидаты, не прошедшие фильтры, получают вежливый отказ; релевантные — в работу к рекрутеру.
• Запись на собеседование. Бот предлагает свободные слоты в календаре HR.
• Напоминания. За день и за час до встречи.

Это не «замена рекрутера», а очистка его дня от рутины. Рекрутер общается с кандидатами, которые уже прошли первичный фильтр.

Сценарий скрининга кандидата (FSM)

Конечный автомат скрининга — явный граф состояний. Без FSM сценарий превращается в спагетти из вложенных if-ов. Типовой граф: GREETING (приветствие + согласие на ПДн по 152-ФЗ) → VACANCY_SELECT (выбор вакансии из ATS) → анкета (PROFILE_FIO, PROFILE_CONTACTS с валидацией, PROFILE_EXPERIENCE, PROFILE_SALARY, PROFILE_CITIZENSHIP) → RESUME_UPLOAD (PDF/DOCX, до 10 МБ) → SCREENING_Q (3–7 вопросов под вакансию) → INTERVIEW_SLOT → CONFIRM.

Ветки: REJECT (фильтр не пройден → вежливый отказ + сохранение в резерв на 6 мес) и HUMAN (нестандартный ответ или ключевые слова «жалоба», «конфликт», «юрист» → передача живому HR). Состояние — в Redis с TTL 7 дней, кандидат может вернуться и продолжить с того же шага.

class ScreeningState(str, Enum):
    GREETING, VACANCY_SELECT, PROFILE_FIO = "greeting", "vacancy_select", "profile_fio"
    PROFILE_CONTACTS, PROFILE_EXPERIENCE = "profile_contacts", "profile_experience"
    PROFILE_SALARY, PROFILE_CITIZENSHIP = "profile_salary", "profile_citizenship"
    RESUME_UPLOAD, SCREENING_Q = "resume_upload", "screening_q"
    INTERVIEW_SLOT, CONFIRM = "interview_slot", "confirm"
    REJECT, HUMAN = "reject", "human"

Парсинг резюме

После загрузки PDF/DOCX бот извлекает структурированные поля и матчит их по требованиям вакансии. Это снимает ручной разбор сотен резюме в день.

Извлекается: ФИО, телефон, email (регулярки), опыт работы со списком мест и датами, навыки по справочнику из 300–500 ключевых слов на роль (Python, 1С, SAP, английский B2 и т.д.), образование, город. Инструменты: pdfplumber или PyMuPDF для PDF (включая многоколоночную верстку), python-docx для DOCX, dateparser для русских дат («май 2019 — наст. время»), RecruitFlow API или собственный сервис на spaCy для извлечения сущностей.

Псевдокод матчинга:

def score_resume(resume_text: str, vacancy: Vacancy) -> ResumeScore:
    skills_found = extract_skills(resume_text, vacancy.skills_dict)
    experience_years = extract_experience_years(resume_text)
    salary = extract_expected_salary(resume_text)

    skill_score = sum(s.weight for s in skills_found) / vacancy.max_skill_weight
    exp_score = min(experience_years / vacancy.min_experience, 1.0)
    salary_fit = 1.0 if salary <= vacancy.salary_max else 0.5

    total = 0.5 * skill_score + 0.3 * exp_score + 0.2 * salary_fit
    return ResumeScore(total=total, skills=skills_found, experience=experience_years)

Резюме со скором ниже 0.4 уходит в архив, 0.4–0.7 — в очередь рекрутера, выше 0.7 — на интервью с приоритетом.

Типовые вопросы скрининга по ролям

Шаблоны вопросов с весами для скоринга. Веса подбираются под вакансию, ниже — отправная точка.

Сумма нормализуется; минимальный проходной балл — 60% от максимума, порог настраивает рекрутер.

Блок 2. Онбординг новых сотрудников

Первая неделя на новом месте — это вечные «а где взять?», «к кому идти за?», «как оформить?». HR-бот превращается в личного гида:

1. Структурированный план первых дней. Бот выдает чек-лист по дням и отмечает выполненное.
2. Документы и инструкции. Положения, регламенты, NDA — все в одном месте.
3. Контакты команды. «Кто отвечает за оборудование», «к кому идти с доступами».
4. Опросы вовлеченности. Через неделю, через месяц, через три.

Параллельно HR видит, кто завис на каком этапе, и точечно помогает.

Онбординг нового сотрудника: чек-лист первой недели

Чек-лист в боте — интерактивный поток с дедлайнами, напоминаниями и эскалацией наставнику.

• День 1. Договор, NDA, согласие на ПДн; пропуск, ноутбук, SIM; почта и SSO; встреча 30 мин с руководителем.
• День 2–3. Доступы (CRM, таск-трекер, репозитории, файловое хранилище); обучение по продукту (видео + квиз в боте); 15-минутные «coffee chat» с командой.
• День 4–5. Регламенты (безопасность, ИТ-политика, охрана труда, антикоррупция, с подписью); SMART-цели на испытательный; назначение buddy.
• Опросы: день 7 — пульс из 3 вопросов; день 30 — 10 вопросов про команду и инструменты; день 90 — итог испытательного, eNPS работодателя.

Если новичок не отметил пункт за дедлайн, бот пингует HR и руководителя — спасает от ситуации «забыли выдать доступ, человек неделю не работал».

Блок 3. HR-сервис для действующих сотрудников

Постоянные обращения, которые отлично уходят в бот:

• Заявка на отпуск (с интеграцией в 1С:ЗУП).
• Справки 2-НДФЛ и с места работы.
• Заявки на командировки.
• Запросы в IT (доступы, оборудование).
• Запись к корпоративному психологу/врачу.
• Обратная связь и анонимные опросы.

Эти задачи легко автоматизируются и снимают значительный поток с HR-отдела. Особенно эффективно в компаниях от 50 человек: ROI выходит за 3–6 месяцев.

Архитектура HR-бота

Состав: бот-фронт (сценарии, FSM, экраны), БД (кандидаты, сотрудники, заявки, документы), интеграции (1С:ЗУП, ATS, календарь, файловое хранилище), уведомления (HR, руководители, сотрудники), админ-панель для рекрутеров. Самый сложный блок — интеграция с 1С:ЗУП: у каждой компании она настроена по-своему, часто проще добавить отдельный коннектор.

Интеграция с 1С:ЗУП

Обмен с 1С:ЗУП — три варианта: HTTP-сервисы 1С (публикуем расширение с REST-эндпоинтами /hs/hr/*, авторизация Basic или JWT — самый прозрачный путь), OData (встроен в платформу, но медленный — для редкого чтения), файловый обмен XML/CSV через каталог + регламентное задание (устаревший, но иногда единственный в закрытом контуре).

Сущности: Кандидат → Физлицо при оффере (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН); Вакансия → Штатная позиция (чтение); Сотрудник (двусторонний обмен — статус, должность, подразделение); Заявление на отпуск → документ «Отпуск» с автоматическим расчётом отпускных; Командировка → документ + авансовый отчёт; Справки 2-НДФЛ / с места работы — генерация в 1С, бот возвращает PDF.

Грабли: разные конфигурации (ЗУП 3.1, КОРП, ЗГУ для бюджетников, УХ как часть ERP) требуют адаптера на стороне коннектора; версионность — релизы 1С ломают сигнатуры HTTP-сервисов, нужны контрактные тесты; производительность — тяжёлые запросы (расчёт зарплаты) делать асинхронно; лицензии — каждая параллельная сессия HTTP-сервиса = клиентская лицензия 1С, пулим соединения.

Интеграция с HuntFlow / FriendWork / Поток

Если у компании уже стоит ATS, бот не дублирует кандидатскую базу, а работает как канал в существующую систему.

Поток: бот парсит резюме → создаёт кандидата в ATS (POST /candidates) → прикрепляет файл (multipart) → ставит на нужный этап воронки → подписывается на webhook этапов и шлёт кандидату сообщение, когда рекрутер двигает его в ATS. При превышении лимитов — экспоненциальный backoff и очередь на стороне коннектора. Дубли отсекаем по email + телефону.

Бронирование интервью с календарём

Бот сам подбирает свободные слоты в календарях участников и фиксирует встречу.

Поддерживаемые календари:

• Microsoft Outlook / Exchange — Microsoft Graph API (/me/calendar/getSchedule, /events).
• Yandex.Календарь — CalDAV или Yandex 360 API.
• Google Calendar — Google Calendar API (freebusy.query, events.insert).

Алгоритм: берём календари рекрутера и руководителя на 5 рабочих дней вперёд → freebusy с шагом 30 мин в рабочее время (10:00–18:00 локали участника) → пересекаем свободные интервалы → показываем кандидату 6–8 ближайших слотов.

Часовые пояса — главная боль. Храним всё в UTC, конвертируем в локаль участника, учитываем переход на летнее/зимнее время. Напоминания: за 24 ч — кандидату и интервьюерам с кнопками «перенести/отменить»; за 1 ч — повтор со ссылкой на видео-комнату; за 15 мин — финальный пинг. Отмена освобождает слот и автоматически предлагает кандидату 3 новых; перенос — двусторонний.

Опросы eNPS и exit-интервью

eNPS (Employee Net Promoter Score) — индекс лояльности. Раз в квартал бот шлёт один вопрос: «Насколько вероятно, что вы порекомендуете нашу компанию как работодателя по шкале 0–10?» + необязательный комментарий. Расчёт: % промоутеров (9–10) − % критиков (0–6). Норма для российского ИТ — 20–40, выше 50 — отлично.

Анонимизация. Ответы пишутся в БД без user_id, только с привязкой к подразделению размером ≥ 7 человек — иначе по составу можно вычислить автора и откровенных ответов не будет. Exit-интервью запускается при смене статуса на «увольняется»: 8–10 вопросов про причину ухода, что нравилось/мешало, готовность вернуться. Результаты — только HR-директору, без линейного руководителя ушедшего. Дашборд — динамика eNPS по кварталам, разрез по подразделениям и стажу, корреляция с retention.

Ролевая модель и доступы

Один бот, разные интерфейсы — у каждой роли свой набор экранов. Роль определяется по справочнику сотрудников из 1С + корпоративному SSO.

Переключение ролей — автоматическое при смене статуса в HR-системе (кандидат → новичок → сотрудник → бывший). Доступ к чужим данным по принципу минимальных привилегий, любое расширение прав логируется и согласуется HR-директором.

Защита персональных данных в HR-боте

HR-бот работает с чувствительными ПДн: ФИО, паспорта, СНИЛС, медицинские справки. Базовая гигиена — данные хранятся на российских серверах (152-ФЗ, 242-ФЗ), доступ по ролям с журналом действий, файлы в защищённом S3-совместимом хранилище, согласия на ПДн собираются явно при первом взаимодействии. Сверх этого — режим 86–90 ТК РФ и подзаконные акты РКН:

• Минимизация. Паспорт — не на этапе отклика, а только на этапе оффера. Резюме отказников хранится не более 6 месяцев (или до 3 лет с явным согласием на резерв).
• Шифрование. Личные дела at rest (AES-256, ключи в KMS) и in transit (TLS 1.2+); сканы паспортов и СНИЛС — отдельный bucket со строгим ACL.
• Журнал доступа. Кто, когда, какое поле смотрел/менял — append-only / WORM, срок хранения 3 года. В дашборды идут хэши и агрегаты, не ФИО.
• Сроки хранения по ТК при увольнении: 75 лет для личных карточек, 5 лет для приказов, с ограничением доступа узкому кругу.
• Уведомление РКН об обработке ПДн обязательно; отдельно — о трансграничной передаче при использовании зарубежных сервисов.

Штрафы по 152-ФЗ для юрлиц — до 18 млн рублей за повторное нарушение, плюс репутационный ущерб.

Что не стоит автоматизировать

Несколько процессов, которые лучше оставить людям:

• Финальные собеседования. Бот может назначить, но не провести.
• Сложные конфликты. Любой намек на жалобу или конфликт — мгновенно к человеку.
• Мотивационные разговоры. Это эмоциональный канал, бот тут не работает.
• Решения по увольнению. Очевидно.

Бот хорош на стандартизированных задачах, и плох — на эмоциональных и нестандартных.

Метрики и KPI HR-бота

Что отслеживать: время от отклика до первого живого общения, время закрытия вакансии, стоимость найма, конверсии воронки, доля типовых HR-запросов без участия человека, eNPS, доля доходящих до 90-го дня. Ниже — типовые значения «до и после» внедрения по проектам в компаниях 100–500 человек, разброс по отраслям ±30%.

Срок окупаемости HR-бота при штате 100+ — 4–7 месяцев.

Итого

HR-бот в MAX — это инструмент сразу для трех задач: подбор, онбординг и внутренний сервис. Срок разработки — от 2 недель для одного блока до 1–2 месяцев для полной системы с интеграцией в 1С:ЗУП. Главное — четко определить процессы, которые автоматизируются, и оставить людям то, что требует эмпатии.

Частые вопросы

Какие задачи закрывает HR-бот в MAX?+

Три блока. Подбор и скрининг — приём отклика и резюме, скрининговые вопросы (опыт, готовность к командировкам, английский), автоматическое отсеивание не подходящих кандидатов, запись на собеседование с напоминаниями. Онбординг новых сотрудников — структурированный план первых дней, документы и инструкции, контакты команды, опросы вовлечённости через неделю/месяц/три. HR-сервис для действующих — заявки на отпуск (с интеграцией в 1С:ЗУП), справки 2-НДФЛ, командировки, заявки в IT, запись к корпоративному психологу, анонимные опросы.

Как HR-бот помогает в подборе кандидатов?+

Забирает рутинную часть рекрутера. Кандидат заполняет короткую форму, прикрепляет резюме. Бот задаёт 3–5 скрининговых вопросов («опыт от X лет», «готовы ли к командировкам», «уровень английского»). Кандидаты, не прошедшие фильтры, получают вежливый автоматический отказ; релевантные — в работу к рекрутеру с уже собранным контекстом. Бот предлагает свободные слоты в календаре HR для собеседования и отправляет напоминания за день и за час. Это не замена рекрутера, а очистка его дня от рутины.

Как организовать онбординг через HR-бота в MAX?+

Бот превращается в личного гида первой недели. Структурированный план первых дней — бот выдаёт чек-лист по дням и отмечает выполненное. Документы и инструкции — положения, регламенты, NDA в одном месте. Контакты команды — кто отвечает за оборудование, к кому идти с доступами. Опросы вовлечённости — через неделю, через месяц, через три. Параллельно HR видит, кто завис на каком этапе, и точечно помогает. Это снимает классическую боль новичка «не знаю, к кому идти», и ускоряет выход на полную продуктивность.

Как HR-бот интегрируется с 1С:ЗУП и кадровыми системами?+

Через отдельный коннектор-сервис. Самый сложный блок — интеграция с 1С:ЗУП, потому что у каждой компании она настроена по-своему. Бывает, что проще добавить отдельный коннектор, чем подстраиваться под существующий обмен. Технически HR-бот состоит из бот-фронта (сценарии, FSM, экраны), БД (кандидаты, сотрудники, заявки, документы), интеграций (1С:ЗУП, кадровая система, корпоративный календарь, файловое хранилище), уведомлений (HR, руководители, сотрудники), админ-панели (веб-интерфейс для рекрутеров).

Как защищать персональные данные в HR-боте?+

HR-бот по определению работает с ПДн: ФИО, паспорта, СНИЛС, медицинские справки. Все данные хранятся на российских серверах (152-ФЗ, 242-ФЗ). Доступ — по ролям с журналом действий: кто, когда и какие данные смотрел. Файлы — в защищённом S3-совместимом хранилище со сроками хранения по политике компании (обычно 5 лет для финансовых документов). Согласия на обработку ПДн собираются явно при первом взаимодействии. Это не бюрократия, а защита от штрафов 152-ФЗ и от утечек, которые в HR-сегменте особенно болезненны.

Какие задачи в HR не стоит автоматизировать ботом?+

Эмоциональные и нестандартные. Финальные собеседования — бот может назначить, но не провести. Сложные конфликты — любой намёк на жалобу или конфликт мгновенно к человеку. Мотивационные разговоры — это эмоциональный канал, бот тут не работает. Решения по увольнению — очевидно. Бот хорош на стандартизированных задачах (приём заявки, оформление справки, ответы по регламенту) и плох — на эмоциональных и нестандартных, где нужна эмпатия. В компании 100+ человек грамотно сделанный бот экономит несколько часов HR-специалиста в день.

Как бот парсит PDF и DOCX резюме и матчит их с вакансией?+

Текст из PDF извлекается через pdfplumber или PyMuPDF (включая многоколоночную верстку), из DOCX — через python-docx. Затем по регуляркам и эвристикам выделяются ФИО, телефон, email, города; через словарь из 300–500 ключевых слов на роль — навыки и инструменты; через dateparser — даты опыта работы и подсчёт суммарного стажа. Каждое совпадение имеет вес, итоговый скор считается как взвешенная сумма по навыкам, опыту и зарплатной вилке. Резюме со скором ниже 0.4 идут в архив, 0.4–0.7 — в очередь рекрутера, выше 0.7 — на интервью с приоритетом. Это снимает с рекрутера ручной разбор сотен резюме в день.

Какие способы интеграции HR-бота с 1С:ЗУП существуют?+

Три варианта. HTTP-сервисы 1С — публикуем расширение конфигурации с REST-эндпоинтами /hs/hr/*, авторизация Basic или JWT, самый прозрачный путь. OData — встроен в платформу, но громоздкий и медленный, годится только для редкого чтения. Файловый обмен XML/CSV через каталог + регламентное задание — устаревший, но иногда единственный в закрытом контуре. Синхронизируются: кандидат → физлицо при оффере, штатные позиции, сотрудники, заявления на отпуск с автоматическим расчётом отпускных, командировки, справки 2-НДФЛ. Грабли — разные конфигурации (ЗУП 3.1, КОРП, ЗГУ, УХ как часть ERP), версионность релизов 1С, лицензии (каждая параллельная HTTP-сессия = клиентская лицензия).

Что особенного в защите ПДн именно в HR-боте?+

Помимо 152-ФЗ работают статьи 86–90 ТК РФ. Минимизация — паспорт запрашиваем не на этапе отклика, а на этапе оффера. Резюме отказников — хранение не более 6 месяцев (или до 3 лет с явным согласием на резерв). Шифрование at rest (AES-256, ключи в KMS) и in transit (TLS 1.2+); сканы паспортов и СНИЛС — отдельный bucket со строгим ACL. Журнал доступа append-only/WORM, срок хранения 3 года. Псевдонимизация в аналитике — в дашборды идут хэши и агрегаты, не ФИО. Уведомление РКН об обработке ПДн обязательно, отдельно — о трансграничной передаче. Штрафы по 152-ФЗ для юрлиц — до 18 млн рублей за повторное нарушение.